Iedere organisatie (ook de onze) is continue in beweging, hetzij door vertrek van ambtenaren (bijvoorbeeld regionale samenwerking) of door het verwelkomen van nieuwe ambtenaren bij taakuitbreidingen. We constateren dat dergelijke organisatiewijzigingen niet één op één te vertalen zijn in de kosten voor overhead.
Analyse van de overheadkosten leert dat er drie soorten zijn:
- Kosten die niet of zeer beperkt beïnvloedbaar zijn. Dit zijn de vaste kosten overhead, hoofdzakelijk het gebouw. De hoogte van deze kosten is onafhankelijk van het aantal fte.
- Beïnvloedbare kosten, oftewel indirecte kosten op de PIOFACH-functies (Personeel Informatievoorziening, Organisatie, Financiën, Automatisering, Communicatie en Huisvesting), die deels afhankelijk zijn van het aantal fte.
- Kosten die direct veranderen bij wijzigingen in de fte.
ad. 1 Niet beïnvloedbare kosten.
De kosten blijven in principe gelijk. Daling van fte betekent wel, dat dezelfde kosten door minder mensen worden gedragen. Daardoor stijgt het uurtarief van de medewerkers en worden onze diensten en producten duurder. Daarom moeten we kritisch zijn op deze kosten.
ad. 2 Beïnvloedbare kosten voor de PIOFACH-functies.
Binnen onze organisatie hebben we verschillende functies die de medewerkers ondersteunen in het primaire proces, zoals de adviesfuncties, management en secretariaten. De kosten voor deze ondersteunende taken hebben een ondergrens, we kunnen immers niet zonder. Bij een bezuiniging van 3 fte kunnen we niet per direct een fte wegbezuinigen, maar bij het afstoten van taken en bijvoorbeeld vertrek van 15 fte moeten we kritisch kijken naar het effect op het takenpakket van deze functies. Daarom kunnen we niet per fte aangeven of dit leidt tot wijzigingen in deze overheadkosten, maar moeten we naar deze functies kijken als er significante wijzigingen zijn in de fte.
ad. 3 Kosten die direct veranderen bij wijzigingen in de fte.
Hierbij kun je denken aan een stukje ICT-kosten en opleidingsbudget. We lopen de budgetten voor overhead door om deze kosten eruit te filteren. Deze overheadkosten dalen of stijgen één op één met afname of toename van fte.
Toename aantal fte
Door de toename van het totale aantal fte's staat de omvang van onder ad. 2 en ad. 3 genoemde kosten onderdruk. Daarom is er een onderzoek gestart om te komen tot een methode om deze kosten te kunnen ramen en te verdelen. Deze methode zal ook toegepast worden bij afname van het personeel. Uit voorlopige berekeningen is gebleken dat er bij toename van fte’s rekening moet worden gehouden met een opslag van € 20.000 per fte. Het gaat dan om de directe kosten van bijv. smartphone, laptop, licenties enz. maar ook om de indirect variabele kosten waarbij een toenemend beroep wordt gedaan op bijvoorbeeld financieel, juridisch en personeelsadvies en informatie- en archiefbeheer, maar ook op ondersteuning vanuit de DOWR percelen. Met bovengenoemde opslag van € 20.000 per fte is ook rekening gehouden in het nieuw beleid dat in deze begroting is opgenomen.